Documentar desenvolve projeto da AngloGold Ashanti

A Documentar está desenvolvendo o projeto “Gestão de fotos digitais” da AngloGold Ashanti. Confira, abaixo, alguns detalhes:

AngloGold AshantiA AngloGold Ashanti é uma das maiores produtoras de ouro do mundo. Com sua matriz em Johanesburgo, na África do Sul, a empresa possui 21 operações em 10 países, divididos em quatro continentes. A maior parte da produção da empresa no mundo advém de minas subterrâneas e de operações a céu aberto na África do Sul (40%) e África continental (33%). O Brasil é responsável por 9% da produção, ao lado da Austrália. Os Estados Unidos representam 5%; e a Argentina, 4%. Suas atividades no Brasil tiveram início no século XIX, quando a empresa de mineração inglesa Saint John Del Rey Mining Company deu início à exploração de ouro em Nova Lima, Minas Gerais. Mais de 170 anos depois, o patrimônio minerador passou a ser controlado pela AngloGold, atualmente AngloGold Ashanti, após a fusão com a Ashanti Goldfields, em 2004. A empresa explora minério de ouro no Quadrilátero Ferrífero, província mineral com grande importância para o desenvolvimento econômico e social de Minas Gerais e do país.

Projeto: Gestão de fotos digitais

Desafio:

As fotos armazenadas ao longo de décadas de operação constituem parte importante do registro histórico da evolução da companhia. O acervo em questão é constituído de uma rica variedade de informações que passam desde colaboradores, eventos, unidades e outros assuntos relevantes. A importância desse acervo gera uma necessidade considerável de acesso a essas informações não somente pela área da Comunicação, como também de várias outras áreas da organização. Em virtude da forma de organização atual das fotos, a área de Comunicação ficava sobrecarregada para localização desses registros e disponibilização para as áreas demandantes.

Um dos grandes dificultadores para execução do projeto se deu na medida que o volume de documentos exigia uma automatização do processo de organização de modo a viabilizar o projeto em um tempo hábil. Além disso, pelo caráter dos documentos, um trabalho especializado de estruturação e análise dos assuntos era primordial para o sucesso esperado.

A solução:

Através de uma equipe de profissionais da DOCUMENTAR – envolvendo gerente de projeto, coordenador técnico, consultor técnico e equipe operacional – em sinergia com a coordenadora do projeto na AngloGold, foi elaborada, a partir de novembro de 2012, uma estrutura de assuntos condizente com a realidade do cliente de modo que o material organizado pudesse ser facilmente recuperado posteriormente, por qualquer colaborador da empresa, de uma maneira mais eficiente e eficaz.

Além disso, foi estruturada uma ferramenta para automatizar o processo de indexação no Sistema de Gestão de Conteúdos do cliente. A ferramenta, desenvolvida pela DOCUMENTAR, permitiu a superação das expectativas do cliente quanto ao prazo de execução do projeto, bem como diminuiu consideravelmente a ocorrência de erros no trabalho de organização e indexação, conforme registraram as auditorias realizadas.

Dando sequência à organização dos documentos em si, a DOCUMENTAR produziu e entregou à AngloGold um Procedimento Operacional específico para a manutenção desse trabalho, que foi acompanhado de um treinamento para que a equipe do cliente mantivesse o mesmo nível de organização e qualidade na indexação das fotos nos próximos anos.

Objetivos alcançados nesta fase:

Organização do acervo fotográfico corporativo de fotos da AngloGold, estruturação e padronização da linguagem corporativa referente ao material em questão, procedimentação da atividade de organização e indexação do acervo, maior agilidade e assertividade na recuperação dos documentos, preservação do acervo de forma adequada ao material, segurança no acesso às informações e maior acessibilidade às informações por parte das outras áreas.

Juliana ThoméDepoimento:

“No passado, a busca por uma foto nos demandava um tempo considerável, porque as imagens não estavam organizadas de forma estruturada. Muitas vezes, lembrávamo-nos de alguma imagem que tínhamos necessidade para algum trabalho, mas era bastante difícil encontrá-la em meio a tantas outras. Então, nossa demanda para a DOCUMENTAR foi a criação de uma sistemática para organização de nosso acervo, de forma a facilitar nosso acesso e recuperação das imagens.

Temos a expectativa de que a busca por imagens facilitará, e muito, o nosso trabalho. Além disso, temos a garantia de que todo o acervo fotográfico da empresa está devidamente registrado e armazenado.”

Juliana Thomé, Coordenadora de Comunicação AngloGold Ashati

Fonte: Documentar

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