Setor de energia elétrica investe em gestão de documentos

Soluções levam estratégia para o uso de documentos e informações nas companhias

Document Management

Document Management

O Setor de energia elétrica é um dos que mais se destaca na produção de dados e no uso de documentos. O volume de arquivos é alto e as companhias vem investindo em soluções de gestão de documentos. A Arquivar, que já atendeu a Cemig, em Minas Gerais, desenvolveu recentemente um projeto completo e assertivo para a Cosern, no Rio Grande do Norte.

O investimento em tecnologia é uma constante nas empresas de fornecimento energético. Tanto no que diz respeito à entrega de seu produto final, quanto à ampliação da eficiência de seus processos. Nessa perspectiva, a gestão documental vai ao encontro da proposta de modernização, uma vez que além de agilizar o uso de informações e documentos, fornece maior controle das etapas de cada procedimento, oferece segurança da informação e trabalha a favor da produtividade.

A Cosern é parte do grupo Neoenergia, líder em produção de energia elétrica no Nordeste. São 167 municípios atendidos no estado, o que significa cerca de 1,3 milhão de clientes. Sem contar a mão de obra distribuída nas subestações, agências de atendimento e demais áreas. É realmente uma altíssima quantidade de documentos gerados e dados diariamente utilizados. Diante do cenário, a companhia encontrou nos serviços da Arquivar recursos e estratégias para armazenar, organizar e administrar todo o acervo.

O trabalho teve início com análise, triagem e tratamento de cada documento. Em seguida, partiu-se para a digitalização, indexação e inclusão na plataforma do software ArquiGed. Desenvolvido nos laboratórios da Arquivar, o software é capaz de realizar toda a administração dos arquivos digitais, bem como monitorar acessos e rastrear o uso dos documentos. É também por meio do ArquiGed que a guarda do acervo físico é monitorada e tem o sigilo e a segurança necessários.

Os serviços disponibilizados pela Arquivar, também dizem respeito à qualidade e organização no armazenamento do arquivo físico. Muitos documentos precisam ser preservados vitaliciamente. Na Cemig, a demanda foi devido a isso. A companhia confiou à Arquivar a guarda de seu acervo, em função das condições adequadas de armazenamento e proteção do material.

A Cemig também conta com um altíssimo volume de documentos. Um dos mais notáveis grupos energéticos do Brasil, a Cemig possui acionistas em mais de 40 países e atende 8,12 milhões de clientes só no estado de Minas Gerais. Trata-se de um acervo de enormes proporções, que foi totalmente organizado e devidamente protegido.

Sobre a Arquivar

A Arquivar conta com sólida expertise construída ao longo de mais de 25 anos de atuação no segmento de gestão de documentos e sustentada pelo constante investimento em tecnologia e inovação. A rede Arquivar está presente em todas as regiões brasileiras, nas principais cidades polo e em Santa Cruz de la Sierra, na Bolívia.

Fonte: Terra

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